1. Giấy tờ xe :

     Để tham gia kinh doanh vận tải, xe phải có đầy đủ những giấy tờ sau:

- Giấy đăng ký xe ô tô.

- Giấy chứng nhận bảo hiểm các loại .

- Giấy chứng nhận kiểm tra an toàn ký thuật và bảo vệ môi trường( gọi tắt là giấy chứng nhận kiểm định ), được dán tem kiểm định .

- Giấy chứng nhận bảo hiểm các loại.

- Sổ nhật trình chạy xe ( nếu là xe khách theo tuyến cố định ).

- Phù hiệu xe chạy hợp đồng ( nếu là xe khách chạy hợp đồng).

- Giấy lưu hành cho xe quá khổ, quá tải (nếu có).

2. Giấy tờ của chủ địa phương.

      Chủ phương tiện cần phải có: 

         Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh vận tải theo nghành nghề củ thể.

   3. Giấy tờ của người điều khiển phương tiện :

- Giấy phép lái xe phù hợp với xe đang điều khiển..

- Giấy chứng nhận tập huấn lái xe taxi hoặc giấy chứng nhận huấn luyện vận chuyển hàng nguy hiểm khi thực hiện nhiệm vụ tương ứng.

- Giấy chứng nhận sức khoẻ định kỳ đối với người lái xe taxi.

  4 Các loại giấy tờ khác:

   a) Hợp đồng vận chuyển :

     Giao dịch giữa bên thuê vận tải với bên nhận vận tải thuộc loại những dao dịch kinh tế. Hợp đông vận tải là cam kết thực hiện những thoả thuaanjc ủa hai bên bằng văn bản.Hợp đồng vận tải là chứng từ có tính pháp lý để giải quyết khi có tranh chấp xẩy ra. Bởi vậy, người đại diện cho mỗi bên đứng tên trong hợp đồng vận tải phải là ngườu có thẩm quyền cao nhất. Cung có thể là người thẩm quyền cao nhất của một bên uỷ quyền người khác( bằng giấy uỷ quyền) thay mặt mình ký hợp đồng vận tải .

    Nội dung hợp đồng vận tải hàng hoá với hợp đòng vận tải khách có những điểm chung:

- Số lượng hàng hoá ( khách).

- Thời gian, địa điểm nhận hàng( đón khách)

- Thời gian địa điểm trả hàng( trả khách)

- Cước phím, hình thức thanh toán, thời gian thanh toán.

- Những thoả thuận khác về nghĩa vụ, trách nhiệm, quyền hạn mỗi bên.

       Do đối tượng vận chuyển khác nên có những điều cần chi tiết hơn đối với vận tải khách hay vận tải hàng hoá, củ thể là :

- Đối với vận tải hành khách: Cần ghi thêm loại xe, tiện nghi xe, số lượng hành lý, loại hành lý đem theo để bố trí xe phù hợp.

- Theo quy định hiện hành, khi vận chuyển khách theo hợp đồng( hình thức thuê bao trọn gói) bên vận tải phải có hợp đồng vận tải khách mang theo( mẫu hợp đồng ở phụ lục kèm theo)

- Đối với vận tải hàng hoá cần ghi rõ thêm :

    + Quy cách tính chất hàng hoá.

    + Cách xếp dỡ, chằng buộc, chèn lót.

    + Phương thức giao, nhận hàng hoá.

    + Cách phòng hộ dọc đường khi có sự cố.

    + Các điều kiện khác về: Hải quan, quản lý thị trường, kiểm dịch…

c) Giấy đi đường:

     Giấy đi đường dành cho xe kinh doanh vận tải hàng hoá.Giấy đi đường đc cấp cho từng chuyến hàng, cho từng xe, làm chứng từ trong thực hiện vận chuyển.

      Đơn vị vận tải sử dụng giấy đi đường để giao nhiệm vụ của người lái xe, hạch  toán các chi tiêu kinh tế kỹ thuật, theo dõi các sự cố xẩy ra trên đường.

      Giấy đi đường là chứng từ để người lái xe giao dịch với chủ hàng, giao và nhận hàng hoá trên phương tiện của mình phù hợp với giấy gửi hàng.

      Phương pháp và trách nhiệm ghi chép giấy đi đường:

- Phần do người lập giấy đi đường ghi, đơn vị vận tải cần ghi rõ tên theo quyết định thành lập, ghi rõ địa chỉ trụ sở chính, số điện thoại, giấy đi đường và thời hạn giá trị của giấy đi đường 

- Ghi rõ họ và tên lái xe, số giấy phép lái xe, số đăng ký xe và ro mooc, trọng tải của xe và rơ mooc. Sau đó, ghi rõ ngày, tháng, cấp giấy đi đường, và phải có chữ ký của thủ trưởng đơn vị.

 Phần dành cho cơ quan kiểm soát ghi. Nhân viên kiểm soát và thanh tra, và cảnh sát sử dụng mục này để ghi nhận cần thiết có liên quan đến quá trình lưu hành cảu xe và người lái xe trên đường. Tất cả những ghi nhận trong giấy đi đường phải có ngày, tháng, chữ ký và chức vụ cấp bậc của người ký.

- Phần dành cho người lái xe ghi : Mục thuyết minh cần thiết cho lái xe ghi những lý do sự cố trên đường liên quan đến quá trình thực hiện vận tải như không tìm thấy chủ hàng hoạc xe hỏng quay về.

- Lái xe ghi chỉ số đồng hồ cây số ghi rời đơn vị và khi về đơn vị, số hoá đơn xuất hàng, phiếu xuất kho, giấy gửi hàng kèm theo hoá đơn vận chuyển

- Nơi gửi hàng cần ghi rõ địa điểm giao, nhận và địa điểm trả hàng, tên hàng vận chuyển, khối lượng vận chuyển cả bì ghi theo đơn vị trọng lượng và tấn thực tế của hàng hoá chở trên xe .

d) Phiếu thu cước :

Phiếu thu cước là chứng từ gốc phản ánh kết quả kinh doanh vận tải, do đó sử dụng phiếu thu cước để :

-Tính giá trị công việc vận chuyển và dịch vụ , thành tiền

- Làm chứng từ thu, chi tiền cước vận chuyển và dịch vụ.

- Hoạch toán kết quả quá trình vận chuyển hàng hoá.

- Kiểm tra hoạt động vận chuyển hàng hoá và dịch vụ hoàn thành.

      Chủ hàng sử dụng phiếu thu cước làm chứng từ xuất tiền trả cho đơn vị vận tải và xác nhận công việc vận chuyển và dịch vụ đã hoàn thành.

       Trường hợp chở hàng lẻ, chủ hàng thuê chở từng chuyến hàng thì phiếu thu được lập cùng lúc với hợp đồng vận tải, làm chứng từ cho chủ hàng trả tiền cước trước khi vận chuyển.

          Phiếu thu cước do đơn vị vận tải lập, người lập phiếu thu cước có trách nhiệm ghi đầy đủ, đúng và chính xác nội dung các mục, đồng thời chịu trách nhiệm về những ghi chép của mình.

e) Giấy gửi hàng :

      Đơn vị vận tải sử dụng giấy gửi hàng để làm căn cứ chứng minh công việc vận chuyển đã hoàn thành, thanh toán thu cước phia vận chuyển. Giấy gửi hàng và chứng từ pháp lý về hàng hoá được chở trên xe, giấy gửi hàng thay cho hoá đơn, phiếu xuất kho. 

      Trường hợp lô hàng để làm căn cứ chứng minh công việc vận chuyển đã hoàn thành, thanh toán thu cước phí vận chuyển.Giấy gửi hàng là chứng từ pháp lý về hàng hoá được chở trên xe, giấy gửi hàng thay cho hoá đơn, phiếu xuất kho.

      Trường hợp lô hàng, chuyển hàng có người áp tải hoặc chủ hàng đi theo mà tiền cước vận chuyển đã được trả thù cho người lái xe thì không phải cần thiết phải lập giấy gửi hàng cho lô hàng, chuyến hàng đó. Người áp tải hoặc chủ hàng đi theo chịu trách nhiệm về lô hàng, chuyến hàng của mình.

      Giấy gửi hàng được thành 4 liên giống nhau, liên thứ 1,2,3 được giao cho lái xe mang theo hàng hoá vạn chuyển, liên thứ 4 được lưu ở chỗ gửi hàng.

          Liên thứ 1, lái xe giao cho chủ hàng, 2 liên còn lại lái xe nộp cho đơn vị vận tải cùng với giấy đi đường của chuyến hàng đó.