Trong quá trình vận chuyển hàng hóa Bắc Nam, nhiều cá nhân và doanh nghiệp thường chỉ chú trọng đến việc đóng gói, chọn phương tiện hay giá cước, mà bỏ qua yếu tố thủ tục, giấy tờ đi kèm. Hệ quả là khi xe lưu thông qua các trạm kiểm tra hoặc xảy ra vấn đề liên quan đến pháp lý, hàng hóa dễ bị giữ lại, phạt hành chính hoặc chậm tiến độ giao hàng.
📄 Vì sao cần chuẩn bị đầy đủ thủ tục, giấy tờ?
Khi vận chuyển hàng hóa Bắc Nam, nhất là trên các tuyến đường dài đi qua nhiều tỉnh thành, xe tải có thể bị kiểm tra bởi lực lượng CSGT, thanh tra giao thông, hải quan hoặc quản lý thị trường. Nếu không xuất trình được giấy tờ đầy đủ, bạn có thể đối mặt với:
-
Bị xử phạt hành chính từ vài triệu đồng
-
Hàng hóa bị tạm giữ hoặc yêu cầu quay đầu
-
Chậm tiến độ giao hàng, gây thiệt hại cho hợp đồng
-
Gây mất uy tín với khách hàng hoặc đối tác
Chuẩn bị kỹ lưỡng thủ tục vận chuyển không chỉ là tuân thủ pháp luật, mà còn là cách để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của bạn trong mọi tình huống.
📌 Các loại giấy tờ cần thiết khi vận chuyển hàng hóa Bắc Nam
1. Hóa đơn giá trị gia tăng (hoặc phiếu xuất kho)
Đây là giấy tờ quan trọng nhất để chứng minh nguồn gốc hàng hóa. Nếu là hàng hóa thuộc doanh nghiệp, bắt buộc phải có hóa đơn đỏ hoặc hóa đơn điện tử hợp lệ đi kèm.
-
Nếu vận chuyển hàng nội bộ giữa các chi nhánh, có thể dùng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
-
Nếu là hàng mẫu, cần có phiếu xuất kho hàng mẫu
-
Với hàng lẻ, hàng cá nhân, nên có bản kê khai hàng hóa có chữ ký xác nhận
2. Bảng kê hàng hóa (packing list)
Bảng kê giúp mô tả chi tiết các loại hàng vận chuyển, số lượng, trọng lượng và đơn vị tính. Giúp đối chiếu khi kiểm tra hoặc khi giao – nhận.
3. Hợp đồng vận chuyển (nếu có)
Dành cho các đơn hàng có giá trị lớn hoặc gửi qua các đơn vị vận tải trọn gói. Giấy tờ này giúp ràng buộc trách nhiệm giữa hai bên, làm căn cứ pháp lý khi có phát sinh tranh chấp.
4. Lệnh điều xe / biên bản giao nhận
Với các doanh nghiệp có đội xe riêng hoặc thuê xe ngoài, lệnh điều xe và biên bản giao nhận hàng sẽ xác định thời gian, điểm giao – nhận và tình trạng hàng hóa rõ ràng.
5. Giấy tờ tùy thân, giấy tờ xe của tài xế
Đối với người điều khiển phương tiện, cần có:
-
Giấy phép lái xe hạng phù hợp
-
Giấy đăng ký xe (cà vẹt)
-
Giấy kiểm định xe (giấy chứng nhận an toàn kỹ thuật & bảo vệ môi trường)
-
Giấy bảo hiểm trách nhiệm dân sự
-
Căn cước công dân
6. Giấy chứng nhận kiểm dịch (nếu hàng thuộc diện kiểm soát)
Với các mặt hàng như nông sản, thực phẩm tươi sống, động vật, cần có giấy chứng nhận kiểm dịch từ cơ quan có thẩm quyền.
7. Giấy phép lưu hành đặc biệt (với hàng siêu trường, siêu trọng)
Nếu vận chuyển hàng quá khổ, quá tải (như máy móc công trình, container kích thước lớn), phải xin giấy phép lưu hành đặc biệt từ Sở GTVT hoặc Bộ GTVT.
🚚 Ai là người chịu trách nhiệm chuẩn bị giấy tờ?
-
Người gửi hàng (khách hàng): Chuẩn bị hóa đơn, bảng kê, phiếu xuất kho, giấy kiểm dịch (nếu cần)
-
Đơn vị vận chuyển: Chuẩn bị hợp đồng vận tải, lệnh điều xe, giấy tờ xe, bảo hiểm và các biên bản giao nhận
-
Tài xế: Chịu trách nhiệm mang đầy đủ giấy tờ xe, CCCD, bằng lái và hỗ trợ xuất trình khi được kiểm tra
💡 Lưu ý: Nên trao đổi rõ với đơn vị vận chuyển ngay từ đầu để xác định ai chuẩn bị loại giấy tờ nào, tránh nhầm lẫn và thiếu sót.
⚠️ Những lỗi sai thường gặp khi làm thủ tục vận chuyển hàng Bắc Nam
-
Không có hóa đơn hoặc kê khai sai thông tin
-
Không mang theo bản sao hợp lệ (đóng dấu đỏ hoặc có mã QR hóa đơn điện tử)
-
Dùng phiếu xuất kho sai mục đích (ví dụ: hàng bán nhưng dùng phiếu nội bộ)
-
Không có giấy kiểm dịch với hàng thực phẩm
-
Tài xế quên mang giấy đăng kiểm hoặc giấy bảo hiểm xe
✅ Mẹo giúp bạn không thiếu giấy tờ khi vận chuyển
-
Lập danh sách kiểm tra (checklist) trước mỗi lần vận chuyển
-
Lưu bản mềm tất cả giấy tờ trên điện thoại hoặc Google Drive phòng khi thất lạc
-
Làm việc với đơn vị vận chuyển có kinh nghiệm – họ thường tư vấn rất rõ ràng phần giấy tờ
-
Với hàng giá trị cao, nên làm hợp đồng vận tải kèm điều khoản bảo hiểm
-
Với các cá nhân nhỏ lẻ, có thể nhờ bên vận tải hỗ trợ soạn bảng kê chuẩn
🧾 Kết luận
Việc chuẩn bị đầy đủ thủ tục và giấy tờ khi vận chuyển hàng hóa Bắc Nam không chỉ giúp bạn tuân thủ đúng pháp luật, mà còn tránh được hàng loạt rủi ro phát sinh không đáng có. Hãy luôn chủ động phối hợp với bên vận tải, kiểm tra kỹ trước khi hàng lên xe để đảm bảo mọi thứ đúng quy trình.
Đừng để một tờ giấy thiếu sót khiến cả chuyến hàng bị trì trệ!
Với nhiều năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực cho thuê xe tải Vantai24h đã xây dựng được một đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm và tận tâm với công việc. Đội ngũ tài xế của Vantai24h đều được đào tạo chuyên nghiệp, có bằng lái xe chứng chỉ, biết cách vận hành xe tải một cách an toàn và hiệu quả.
Với sự đa dạng về loại xe và kích thước, khách hàng có thể dễ dàng tìm được loại xe phù hợp với nhu cầu của mình. Đồng thời, Vantai24h cũng cam kết cung cấp các dịch vụ hoàn chỉnh và chất lượng nhất cho khách hàng, bao gồm bảo hiểm, tài xế kinh nghiệm, dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7 và giá cả cạnh tranh.
Ngoài ra, Vantai24h còn có hệ thống bảo trì và sửa chữa xe tải chuyên nghiệp, đảm bảo xe luôn được bảo trì, sửa chữa thường xuyên để đảm bảo an toàn cho khách hàng khi sử dụng.
Từ những điểm nổi bật trên, Vantai24h đã và đang được khách hàng đánh giá cao và tin tưởng lựa chọn là đối tác cung cấp dịch vụ cho thuê xe tải. Với cam kết chất lượng và giá cả cạnh tranh, Vantai24h là một trong những lựa chọn hàng đầu cho những ai cần thuê xe tải cho công việc của mình.
